Rozliczenie zaczyna się znacznie wcześniej niż złożenie wniosku o płatność.
Uzyskanie dofinansowania w ramach Kredytu Ekologicznego to dopiero początek realizacji projektu. O powodzeniu rozliczenia w dużej mierze decydują działania podejmowane już od pierwszego dnia inwestycji tj. sposób przygotowania postępowań zakupowych, zgodność z audytem energetycznym oraz systematyczne kompletowanie dokumentacji.
Z naszego doświadczenia wynika, że największe problemy podczas rozliczania projektów pojawiają się wtedy, gdy sposób realizacji inwestycji odbiega od założeń przyjętych w audycie energetycznym lub nie znajduje odzwierciedlenia w kompletnej i spójnej dokumentacji. Takie niezgodności prowadzą do konieczności składania dodatkowych wyjaśnień, wydłużenia procesu rozliczenia, a w niektórych przypadkach również do zakwestionowania części lub całości kosztów kwalifikowanych.
Poniżej przedstawiamy pięć obszarów, które z naszej praktyki najczęściej wymagają szczególnej uwagi.
1. Zgodność inwestycji z audytem energetycznym
Audyt energetyczny stanowi podstawę projektu. To na jego podstawie określany jest zakres inwestycji, planowane oszczędności energii oraz efekt ekologiczny.
Jednocześnie wybór wykonawcy odbywa się zgodnie z zasadą konkurencyjności, dlatego w postępowaniu zakupowym nie wskazuje się konkretnego producenta urządzeń. Przedmiot zamówienia opisuje się poprzez wymagane parametry techniczne, funkcjonalne i energetyczne.
Problemy pojawiają się wtedy, gdy urządzenia dostarczone i zamontowane w ramach projektu nie spełniają parametrów przyjętych w audycie energetycznym lub określonych w dokumentacji postępowania zakupowego.
Zmiany w projekcie są możliwe, jednak nie każdą można wprowadzić bez wcześniejszej analizy. Jeżeli wpływają na zakres rzeczowy projektu, parametry techniczne urządzeń, efekt ekologiczny lub inne założenia będące podstawą przyznania dofinansowania, mogą wymagać uzyskania zgody BGK oraz odpowiedniej aktualizacji dokumentacji, a w niektórych przypadkach również audytu energetycznego. Wynika to również z zapisów umowy o dofinansowanie, zgodnie z którymi zmiany wpływające na zakres projektu lub wydatki kwalifikowalne wymagają akceptacji Instytucji.
Dobra praktyka
Przed podpisaniem umowy z wykonawcą warto porównać parametry oferowanego rozwiązania z założeniami audytu energetycznego. Jeżeli w trakcie realizacji pojawi się konieczność wprowadzenia zmian, najlepiej przeanalizować ich wpływ na projekt jeszcze przed ich wdrożeniem.
2. Spójność dokumentacji od Bazy Konkurencyjności do rozliczenia
Jednym z najczęstszych powodów dodatkowych pytań podczas rozliczenia są rozbieżności pomiędzy dokumentami opisującymi ten sam zakup.
Podczas weryfikacji projektu instytucja nie ocenia wyłącznie faktury. Sprawdza cały proces zakupu od opisu przedmiotu zamówienia opublikowanego w Bazie Konkurencyjności, przez ofertę wykonawcy i podpisaną umowę, aż po odbiór urządzenia, fakturę oraz potwierdzenie zapłaty. Wszystkie te dokumenty powinny być ze sobą spójne i odnosić się do tego samego zakresu inwestycji.
Problemy pojawiają się między innymi wtedy, gdy parametry urządzeń wskazane w ofercie różnią się od tych określonych w umowie, zakres dostawy odbiega od opisu zawartego w postępowaniu zakupowym lub dokumentacja odbiorowa nie potwierdza wykonania zamówienia zgodnie z zawartą umową.
Dobra praktyka
Po zakończeniu każdego postępowania zakupowego warto sprawdzić, czy opis przedmiotu zamówienia, oferta wykonawcy, podpisana umowa, dokumenty odbiorowe i faktura dotyczą dokładnie tego samego zakresu inwestycji. Takie porównanie pozwala wychwycić większość niezgodności jeszcze przed złożeniem wniosku o płatność.
3. Kwalifikowalność wydatków i zgodność z harmonogramem rzeczowo-finansowym
Podczas rozliczenia znaczenie ma nie tylko to, że wydatek został poniesiony. Instytucja weryfikuje również, czy odpowiada on zakresowi projektu oraz został prawidłowo przypisany do harmonogramu rzeczowo-finansowego.
W praktyce problemy pojawiają się wtedy, gdy zakupione urządzenia lub wykonane prace nie odpowiadają zakresowi zatwierdzonego projektu albo wydatki wykazane we wniosku o płatność nie znajdują odzwierciedlenia w harmonogramie rzeczowo-finansowym.
Warto również pamiętać, że wzrost kosztów inwestycji po podpisaniu umowy o dofinansowanie nie oznacza automatycznego zwiększenia wartości wsparcia. Dodatkowe koszty co do zasady ponosi beneficjent, a zmiany wpływające na zakres projektu lub wydatki kwalifikowalne wymagają wcześniejszej analizy i w zależności od ich charakteru zgody BGK.
Dobra praktyka
Przed złożeniem każdego wniosku o płatność warto porównać poniesione wydatki z harmonogramem rzeczowo-finansowym i upewnić się, że wszystkie koszty zostały przypisane do właściwych pozycji projektu.
4. Potwierdzenie efektu ekologicznego wymaga wcześniejszego przygotowania
Jednym z podstawowych celów Kredytu Ekologicznego jest osiągnięcie efektu ekologicznego, który – zgodnie z zasadami programu – musi wynosić co najmniej 30%. Warto jednak pamiętać, że jego potwierdzenie nie następuje na etapie składania końcowego wniosku o płatność.
Oznacza to, że zakończenie inwestycji i rozliczenie poniesionych wydatków nie kończy obowiązków beneficjenta. Aby później wykazać osiągnięcie wymaganego efektu ekologicznego, już w trakcie realizacji projektu warto zadbać o sposób gromadzenia danych oraz dokumentowanie parametrów pracy nowych urządzeń.
Umowa o dofinansowanie przewiduje obowiązek posiadania dokumentów potwierdzających osiągnięcie wskaźników projektu oraz możliwość ich weryfikacji przez BGK.
Dobra praktyka
Nie warto czekać z przygotowaniem dokumentacji do momentu weryfikacji efektu ekologicznego. Dane dotyczące zużycia energii, parametrów pracy urządzeń czy innych wskaźników najlepiej gromadzić na bieżąco. Dzięki temu ich późniejsze potwierdzenie będzie znacznie prostsze i nie będzie wymagało odtwarzania informacji po wielu miesiącach.
5. Rozliczenie warto przygotowywać przez cały okres realizacji projektu
Jednym z najczęstszych błędów jest rozpoczęcie kompletowania dokumentacji dopiero przed złożeniem wniosku o płatność. W praktyce oznacza to konieczność odtwarzania historii zakupów, poszukiwania brakujących dokumentów oraz wyjaśniania rozbieżności pomiędzy poszczególnymi etapami realizacji projektu.
Umowa o dofinansowanie wskazuje, że beneficjent powinien dysponować kompletem dokumentów potwierdzających poniesienie wydatków, przeprowadzenie postępowań zakupowych, wykonanie inwestycji oraz osiągnięcie wskaźników projektu.
Dobra praktyka
Po zakończeniu każdego etapu inwestycji warto zweryfikować kompletność dokumentacji i uporządkować ją zgodnie z harmonogramem rzeczowo-finansowym. Dzięki temu przygotowanie wniosku o płatność staje się znacznie prostsze, a ryzyko braków formalnych jest zdecydowanie mniejsze.
Podsumowanie
Rozliczenie Kredytu Ekologicznego to nie tylko złożenie wniosku o płatność. To proces wymagający zachowania spójności pomiędzy audytem energetycznym, postępowaniami zakupowymi, harmonogramem rzeczowo-finansowym, dokumentacją finansową oraz rzeczywistą realizacją inwestycji.
Najwięcej problemów można wyeliminować jeszcze w trakcie realizacji projektu pod warunkiem, że dokumentacja jest prowadzona na bieżąco, a planowane zmiany są analizowane przed ich wprowadzeniem. Takie podejście znacząco ogranicza ryzyko opóźnień, dodatkowych wyjaśnień oraz zakwestionowania kosztów kwalifikowanych.
